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24.6.06

Project Management para PYMEs


La disciplina de Project Management ha tomado un auge significativo durante losúltimos años. Si bien su traducción es "Administración o Gestión de Proyectos", elconcepto y alcance actual de Project Management rebasa por mucho lo quetradicionalmente se entiende por administración de proyectos, idea que ampliaremosmás adelante.

Esta administración tradicional de proyectos ha sido imperativa en el área de laconstrucción debido a la complejidad y magnitud de sus proyectos, y han sidoprecisamente ellos, los miembros de la industria de la construcción, quienescomenzaron a impulsar fuertemente la "profesionalización" de esta disciplina: ProjectManagement.

Sin embargo, en nuestros días, cuando las empresas están cambiando de unaproducción masiva y uniforme a una producción para satisfacer las necesidadesespecíficas de cada cliente, cuando la nueva era del e-business está revolucionando lamanera de hacer y conducir negocios, cuando los clientes y proveedores, alianzas ycanales de venta se comienzan a considerar parte integral de una empresa, es cuandola necesidad de realizar PROYECTOS de magnitudes importantes se vuelve unarealidad para cualquier empresa de cualquier tamaño.Prácticamente todas las empresas se están renovando y las PYMES no son laexcepción.

Las empresas que buscan mantenerse rentables, no digamos crecer,necesitan llevar a cabo esta renovación. Y un buen camino para lograrlo es a travésde. PROYECTOS de transformación, de re-ingeniera de procesos, de certificación deCalidad (ISO's por ejemplo), de adquisición e implantación de nuevas tecnologías, etc.Hoy en día todas las empresas requieren llevar a cabo más y más PROYECTOS...además de continuar con la operación diaria lo más eficientemente posible.El reto para nuestra pequeña y mediana empresa es la modernización inteligente quela lleve a elevar su eficiencia, su productividad. Una manera de lograrlo es mediantela selección y ejecución INTELIGENTE de PROYECTOS de MODERNIZACIÓN.

Estamosviviendo una era donde todo gasto o inversión deben ser altamente productivo, debegenerar valor, y ese valor debe poder hacerse visible para la empresa.En este punto de nuestra reflexión es cuando regresamos al comentario inicial, dondedecía que la actual disciplina de Project Management rebasa por mucho el conceptotradicional que aplicamos a la administración de proyectos.

Ahora un Project ManagerProfessional (PMP) no sólo debe cumplir con 36 meses y acumular 4,500 horas deexperiencia trabajando directamente en proyectos, sino que además debe aprobar unexamen que certifica su dominio en la Administración de:? Recursos Humanos, es decir, de todos las personas que se verán involucradas oafectadas por el desarrollo del proyecto.? Comunicaciones entre todos los involucrados o afectados por el proyecto.? Alcance del Proyecto y del producto o servicio que éste va a entregar.? Tiempos y programación del Proyecto.? Costos en los que incurrirá el proyecto.? Calidad, tanto en la ejecución del proyecto como en el producto o servicio quese va a entregar.? Contratos, Compras y Negociaciones que se requieren para la ejecución delproyecto.? Riesgos que amenazan el éxito del proyecto.? El proyecto como un TODO, verificando todas las interrelaciones e impactos queocurren durante la vida del mismo.Lo anterior lo certifica el Project Management Institute (PMI), instituto internacionalque ya goza de gran reconocimiento, así como de aproximadamente 42,000 miembros alrededor del mundo.

La experiencia de una persona que haya administrado proyectos a base de "fuerzabruta" y que después haya aplicado los conceptos y procesos de Project Managementpodrá confirmar que estos son algunos de los beneficios que se obtienen:

a) El proyecto no tiene "sorpresas" durante su ejecución ni al final, ya quedesde antes de iniciarlo se realiza un ejercicio profesional de planeación y análisis deriesgos.
b) El producto o servicio que se entrega al final del proyecto es ni más nimenos lo que el cliente ha solicitado, ya que esto también se validadetalladamente con el cliente al iniciar el proyecto, y cualquier cambio que puedaimpactar al producto final, es autorizado por el cliente.
c) El tiempo real de ejecución del proyecto es muy cercano al tiempoplaneado.
El proyecto no se va a "colgar en tiempo", como ocurre con muchafrecuencia, debido a que se logra contemplar la totalidad del trabajo que deberealizarse y se consulta con especialistas para estimar el tiempo que dura cadaactividad.
d) El costo real del proyecto no se dispara del costo estimado, por similaresrazones que el inciso anterior.
e) Los inevitables cambios no afectan la salud del proyecto ya que sondebidamente analizados y, en su caso, aprobados o rechazados por la personaindicada, el proyecto se actualiza y los involucrados son informados de los impactosque este cambio puede o va a ocasionar.
f) La moral del equipo de trabajo llega al final del proyecto sin deterioros, yaque se realizan procesos para nivelar y vigilar la ejecución del trabajo, reduciendo eltrabajo fuera de horas, sobretodo cerca de la fecha de terminación del proyecto.
g) Las relaciones entre todos los involucrados o afectados por el proyecto semantienen saludables desde el inicio hasta la terminación del mismo, debido alcuidado y atención que se presta a la comunicación y administración de los recursoshumanos.La disciplina de Project Management tiene otra ventaja: se puede adecuar a la medida del cliente y del proyecto.

Cuando el proyecto es pequeño y no involucra demasiadagente ni mucho tiempo para su terminación, la sesión de planeación del proyecto,incluyendo el análisis de riesgos, se realiza en poco tiempo y el seguimiento a laejecución se limita a supervisión y reportes básicos de avance. Los procedimientospara autorización de cambios son muy sencillos, así como los procesos decomunicación.

Si el proyecto es mayor, el tiempo de planeación también seincrementa. Sin embargo debemos tener presente que la inversión en tiempo paraplanear profesionalmente un proyecto reduce de manera muy significativa su tiempode ejecución y aumenta considerablemente sus oportunidades de éxito.

Andreína Siller, PMP
e-mail: nina_siller@e-strategia.com